周年イベントのアイデアと、進行への影響｜式典と懇親を1本につなぐ

周年の事務局を任されると、まず「何をやるか」から考えると思います。企画は出てきます。困るのはそのあとです。

社長の話が10分押して、そのあとの表彰と乾杯が全部ずれる。 ここです。

企画ごとに、進行に与える影響が違います。10分で終わるものと、30分持っていかれるもの。準備が要るものと、当日だけで済むもの。まずそれを並べます。

周年でよく入る企画と、進行に何が起きるか

企画	当日の所要	進行への影響
社史ムービー	5〜8分	暗転と音源の切り替えが入る。PCの音をどこから出すかを先に決める
社長・役員の話	10〜20分	いちばん伸びる。 後ろの枠を削る前提で組む
表彰	1人30秒×人数	20人なら10分。呼び出しと登壇の動線で倍かかることがある
記念品の配布	10〜15分	着席なら配る、立食なら受け取りに行く。動線が変わる
フォトスポット	常設	進行を止めない。歓談中に人が流れる
社員からのメッセージ映像	3〜5分	社史ムービーと続けない。同じ形が2本続くと飽きます
全員参加の演出	15〜25分	立ち上がる時間が要る。乾杯の後、締めの前に置く
拠点への配信	会の全長	カメラと音声の担当が別に要る

このうち当社が引き受けるのは、音と進行に関わる部分です。映像の制作や記念品の手配そのものは別の会社になりますが、それらが当日どう入るかの設計と、音の切り替えは引き受けます。

式典と懇親が、同じ会に入っている

周年が忘年会や社内の懇親会と違うのは、性質の違う2つを1本でつなぐところです。

前半は式典です。社長の話、社史の映像、表彰。聞かせる時間で、静かさが要ります。後半は懇親です。乾杯して、話して、できれば部署を越えて混ざってほしい。

必要な音がまるで逆になります。前半で鳴らしすぎると話が通りません。後半で静かなままだと、知らない人同士は話しかけるきっかけを失います。切り替えが下手だと、前半は聞こえず、後半は静かな会になります。

時間ごとに、音の役割を割り当てる

150名前後のホテル宴会場を想定した組み方です。時間は目安で、実際はご担当者の進行表に合わせます。

時間	何が起きる	音の役割
開場〜	受付、着席	会話が始まる音量。曲は前に出さない
開会	司会の挨拶	入りだけ短く鳴らして、すぐ落とす
社長の話	登壇、社史の映像	話し始めたら消す。映像の音はノートPCから会場のスピーカーへ
表彰	読み上げ、登壇	読み上げ中は下げる。名前が呼ばれた瞬間だけ短く鳴らす
乾杯	発声	ここで一段上げる。会が変わったと分かる音にする
歓談	食事、名刺交換	会話が続く音量で保つ。当日いちばん長い時間帯
全員参加	下記	立ち上がるきっかけをつくる
締め	挨拶、送り出し	余韻を残して落とす

音は、鳴らす時間より落とす時間のほうが多くなります。周年で音量が問題になるのは、たいてい前半です。盛り上げようとして早い時間から上げると、社長の話と表彰が通らなくなります。

進行表はこちらで作ってお渡しします。会場との打ち合わせにそのまま使えます。

マイクは同時に5本まで出せます。 ワイヤレス2本、ピンマイク2本、有線1本。司会・登壇者・表彰の呼び出しで同時に使う会でも足ります。プロジェクターとスクリーンも手配できるので、社史ムービーの投影から音出しまで1社で収まります。司会を立てる場合も、進行台本に沿って回せる方を手配します。

全員が参加する時間をつくる

歓談だけで終わると、話す相手が最初と最後で変わりません。役職や部署を越えて混ざる時間を、進行の中に1枠だけ作っておくと違います。

DJカラオケ。 部署対抗にすると、歌わない人にも応援という役割ができます。

全員参加ダンス。 振付は8カウント2種類で足ります。

DJ体験。 プロが横に付いて、社員が機材に触ります。曲紹介やリクエストを受け持つ係も置けるので、機材に触らない人にも出番ができます。

役員の方が多い会では、立つ形から入らない組み方もできます。曲紹介やリクエストのように、座ったまま参加できる役割から始める形です。

取引先を招くときに変わること

社内だけの会と、社外を招く会では、決め方が変わります。

音量の上限が下がります。名刺交換が始まるので、会話が続く音量を最後まで保つことになります。選曲も変わります。社歌や部署の持ち歌のように社内でしか通じないものは、外の方には背景が伝わりません。

司会の進行にも、紹介や挨拶の枠が増えます。進行が長くなるぶん、押す前提で組んでおくのが安全です。

会場を押さえる前に確認すること

会場が決まってから「できません」が出ると、組み直しになります。押さえる前に次を確認しておくと、そこで止まりません。

• 音量の制限があるか。ホテルは隣の宴会場との関係で上限を持っています
• スピーカーやDJ機材を持ち込んでよいか
• 電源の容量と位置はどうか。屋外や屋上は特に。延長で届く距離か
• 搬入経路はどうか。駐車場、エレベーター、搬入口の使える時間
• 天井の高さと部屋の形はどうか。同じ150名でも、必要な機材が変わります
• スクリーンとプロジェクターの音をどこから出すか

会場のご担当者とのやりとりは、音まわりについてはこちらで引き受けます。事務局の方が間に立つ形にはなりません。

当日の備えも、契約の段階で決めます。DJが出られなくなった場合は、当社の責任で代わりを立てます。予備に何を持つかは、規模と内容に応じて見積の段階で決めて書面にします。

どこまでを外に頼むか

周年は毎年ある会ではありません。やり直しが効かないぶん、金額より先にどこまでを外に頼むかを決めてしまうほうが、話が早く進みます。

頼む範囲	金額（税込）
会場に音響設備があり、DJと選曲だけ	49,500円〜
設備の無い会場に機材一式＋設営・撤収＋DJ派遣（最大3時間）	110,000円〜
上に加えて、企画と演出の設計、演者やフードの手配、当日の進行まで	330,000円〜
上に加えて、複数DJ・MC、DJカラオケや全員参加ダンス、VJ・照明まで	550,000円〜

150名で式典と懇親があり、全員参加の演出まで入れる会は、いちばん下の構成に当たります。DJと選曲だけの構成は、会場に音響が入っている小規模な会向けです。

交通費、都内以外への出張費、深夜・早朝の割増は別にいただきます。会場の使用料と飲食費は、会場へ直接お支払いください。いずれも作業に入る前に金額を確定してお伝えするので、あとから増えることはありません。見積書は項目ごとの内訳で出すので、稟議にそのまま添付できます。

声をかける時期は、3か月前を目安に。 会場と日程が決まった時点でご連絡いただければ、進行の案からご一緒できます。演者の手配が入る構成では、もう少し早いほうが選択肢が残ります。

よくある質問

Q. 日程だけ決まっていて、中身はこれからでも相談できますか。 できます。目的と参加者の年代をうかがって、進行から一緒に組みます。

Q. 社史の映像を流したいのですが、音は出せますか。 出せます。ノートPCから会場のスピーカーへつなぐところまで引き受けます。会場の設備を使う形も、こちらが持ち込む形も選べます。

Q. 当日、進行が押したらどうなりますか。 DJは当社の所属なので、その場で曲を差し替えて間をつなぎます。当日の判断をこちらで完結できます。

Q. 記録映像を社内に配ってもいいですか。 市販の曲は、記録映像に入れられないことがあります。配布を前提にするなら、曲の選び方から相談してください。

まとめ

企画を並べたら、次はそれぞれが進行のどこに何分入るかを決める。周年の当日は、そこで決まります。表彰中は下げる、乾杯で上げる、歓談は会話が続く音量で保つ。この3つが決まっていれば、押しても組み直しが効きます。

日程と会場、参加人数だけ分かれば、進行の案をお出しできます。企業イベントのページに料金と進め方をまとめてあります。お問い合わせからご相談ください。